{"id":858,"date":"2016-05-19T10:00:57","date_gmt":"2016-05-19T08:00:57","guid":{"rendered":"http:\/\/bosablog.pralle-sonne.de\/?p=858"},"modified":"2020-06-08T15:17:48","modified_gmt":"2020-06-08T13:17:48","slug":"eventplanung-10-goldene-regeln-fuer-ein-gelungenes-firmenevent","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bosa-nova.com\/wirmachendiewelle\/2016\/05\/19\/eventplanung-10-goldene-regeln-fuer-ein-gelungenes-firmenevent\/","title":{"rendered":"EVENTPLANUNG: 10 GOLDENE REGELN F\u00dcR EIN GELUNGENES FIRMENEVENT"},"content":{"rendered":"

Auch bei Events gelten ungeschriebene Regeln, die es zu beachten gibt, um es G\u00e4sten, aber auch Ihnen als\u00a0Gastgeber leichter zu machen. Damit es am Ende hei\u00dft: \u201eEin geniales Fest war das!\u201c Unsere Klassiker f\u00fcr die Eventplanung \u2013 die zehn bew\u00e4hrtesten\u00a0Tipps f\u00fcr einen gl\u00e4nzenden\u00a0Auftritt beim Firmenevent\u2026.<\/em><\/p>\n

GUT ORGANISIERT BEI DER EVENTPLANUNG: SO GELINGEN IHRE FIRMENVERANSTALTUNGEN SICHER<\/h1>\n

Als Eventverantwortlicher im Unternehmen halten\u00a0Sie meist die F\u00e4den der Vorbereitung in der Hand. Idealerweise erfolgt die Eventplanung in enger Abstimmung mit einer erprobten Agentur bzw. erfahrenen Dienstleistern, die Sie dabei professionell unterst\u00fctzen. Es kann allerdings sehr n\u00fctzlich und hilfreich sein, wenn Sie sich bei der Eventvorbereitung an einige goldene Regeln halten, die Ihnen die Arbeit sehr erleichtern. Hier\u00a0die Tipps aus unserer Sicht als Dienstleister f\u00fcr kleine, mittlere und gro\u00dfe Unternehmen:<\/p>\n

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\"Eventplanung:<\/p>\n

Eventplanung: Je besser die Vorbereitung desto entspannter die Durchf\u00fchrung des Events; BOSANOVA Communication & Event GmbH, K\u00f6ln \u00a9 2016<\/h5>\n<\/div>\n
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  1. Planung ist das halbe Event:
    \nGewinnen Sie Sicherheit durch gute Vorbereitung!<\/strong>
    \nJe mehr Aufmerksamkeit Sie der\u00a0Vorbereitung widmen, desto flexibler sind Sie dann vor Ort \u2013 wenn wirklich mal \u201eNot am Mann\u201c sein sollte. Gutes Projektmanagement verbunden mit langj\u00e4hriger Erfahrung bedeutet, dass Sie immer einen Plan B aus dem Hut zaubern k\u00f6nnen. Das gibt Ihnen die Sicherheit, die Sie ben\u00f6tigen, um auch dann ruhig und besonnen zu bleiben, wenn es mal hektisch oder brenzlig\u00a0wird.\u00a0(Im Rheinland hei\u00dft das: Et\u00a0h\u00e4t noch immer jot jejange! (Es ist noch immer gut gegangen) \u2013 das 11. K\u00f6lsche Grundgesetz ist auch das Motto unser Produktionsleitung Jenny<\/a>, die schon so einiger dieser Erfahrungen mit Vor-Ort-Flexibilit\u00e4t hat erleben\u00a0d\u00fcrfen \u2026 \ud83d\ude09 )<\/li>\n
  2. Alle mit im Boot bei der Eventplanung:
    \nZiele, Zielgruppe und Corporate Identity beachten!<\/strong>
    \nDamit die Vorbereitungen reibungslos laufen, sollten Event- und Kommunikationskonzept rechtzeitig und m\u00f6glichst umfassend mit allen Projektverantwortlichen sowie den Entscheidern in der F\u00fchrungsetage abgestimmt sein. Wichtigste Basis: Es muss einvernehmlich\u00a0klar sein: \u201eWas wollen wir mit dem Event erreichen? F\u00fcr wen soll es sein?\u201c Au\u00dferdem muss es mit der\u00a0Unternehmensphilosophie und der Identit\u00e4t des Unternehmens \u00fcbereinstimmen. Sind davon alle \u00fcberzeugt, lassen sich danach alle Feinabstimmungen realisieren. Der Startschuss f\u00fcr die Planung und sp\u00e4tere Umsetzung liegt vor.<\/li>\n
  3. Kommunikation bis zum Schluss: Informations-Sharing durch Ablaufpl\u00e4ne und optimales Briefing der Planungsbeteiligten<\/strong>
    \nSicher kennen Sie das: Die meisten Pannen entstehen dort, wo zu wenig, gar nicht, zu sp\u00e4t oder falsch kommuniziert wurde. Deshalb sollten Sie diese Falle generell vermeiden. Am besten durch rechtzeitiges und ggfs. wiederholtes\u00a0Teilen von Ablaufpl\u00e4nen und optimaler Vorbereitung. Dazu geh\u00f6rt ein spezifisches Briefing aller am Event beteiligten Mitarbeiter bzw. Dienstleister. Was zun\u00e4chst nach viel Arbeit aussieht ist Ihnen \u2013 auch f\u00fcr sp\u00e4tere Events \u2013 ein optimales Hilfsmittel. Insofern lohnt sich der Aufwand! Und macht Sie ein bisschen sorgenfreier. Die Agentur ist in aller Regel Ihr vertrauensvoller Ansprechpartner und steht Ihnen bei der Aufbereitung solcher Pl\u00e4ne oder deren Aktualisierung zur Seite bzw. \u00fcbernimmt dies vollst\u00e4ndig f\u00fcr Sie.<\/li>\n
  4. Technik mit Taktgef\u00fchl: Vorsorgen hilft ungemein!<\/strong>
    \nGesch\u00e4ftsf\u00fchrer, Vorstandsvorsitzender oder \u00a0Abteilungsleiter\u00a0haben kurzfristig die Powerpoint-Pr\u00e4sentation zur Begr\u00fc\u00dfung\u00a0durch einen Videofilm ersetzt?\u00a0Das hei\u00dft, das Firmen-WLAN muss jetzt doch noch zur Verf\u00fcgung stehen?
    \nTauschen Sie sich rechtzeitig mit den Verantwortlichen aus. Bestenfalls \u00fcberlegen Sie sich vorab, ob auch eine ge\u00e4nderte, sp\u00e4ter gew\u00e4hlte Pr\u00e4sentationsform zum Einsatz kommen k\u00f6nnte und welche Folgen das f\u00fcr Technik und Ausstattung hat. Schlie\u00dflich sollte alles optimal verzahnt sein. Gerade bei der Technik drehen sich die Zahnr\u00e4der aber oft gravierend schnell. Ist ein Film Bestandteil der Pr\u00e4sentation\u00a0muss man ggfs. auf dem Laptop switchen, aber so, dass das Publikum dies nicht wahrnimmt. Herausforderungen, die Sie am besten vorab einkalkulieren. Gleiches gilt f\u00fcr die Wahl der Sprecher, deren Ausstattung mit Mikros, Vorlieben bei der Ausleuchtung und so weiter. Nachfragen, aufschreiben, vorsorgen und auch die Agentur (rechtzeitig) in Kenntnis setzen.<\/li>\n
  5. Redundanz als Rezept: Doppelt absichern, wo es\u00a0n\u00f6tig erscheint!<\/strong>
    \nMachen Sie sich vorab klar, welche Systeme bei einem Ausfall besonders schwerwiegende Folgen auf den Ablauf Ihres Firmenevents h\u00e4tten. Wo l\u00e4sst sich technisch Redundanz herstellen? Der zweite Rechner vor Ort, die Powerpoint noch auf einem weiteren, anderen USB-Stick\u00a0oder einem anderem System? Welches Werkzeug, welche Gegenst\u00e4nde sollten auf jeden Fall vor Ort doppelt\u00a0vorhanden sein? Welche Mehrmengen Sie einplanen sollten, stimmen Sie am besten direkt mit Ihren Dienstleistern\/Ihrer Agentur ab.<\/li>\n
  6. Der direkte Draht: F\u00fcr kurzfristige Abstimmungsoptionen sorgen!<\/strong>
    \nWie ist der Hausmeister, der Techniker, der Caterer am besten mobil zu erreichen? Idealerweise gibt es bei der Organisationsunterst\u00fctzung durch eine Event-Agentur einen Mitarbeiter bzw. Ansprechpartner, der das f\u00fcr Sie organisiert. Hausintern im Unternehmen sollten Sie als Projektverantwortlicher aber idealerweise alle Nummern der Entscheidungstr\u00e4ger oder des Entscheiders f\u00fcr Notf\u00e4lle haben.
    \nPflichtbestandteil der Eventplanung sollte ein pr\u00e4ziser Ablauf- &\u00a0Zeitplan sein mit allen Gewerken und deren Ansprechpartnern inkl. Mobilnummern. Minuti\u00f6se Planung hilft \u2013 insbesondere bei vielen Gewerken und gro\u00dfen Veranstaltungen. Je gr\u00f6\u00dfer die Fl\u00e4che desto hilfreicher sind Funkger\u00e4te vor Ort, so dass die Crew \u00fcber verschiedene Funkkan\u00e4le Kontakt aufrecht erhalten kann. Die Notfallnummer-Liste tragen\u00a0die Mitarbeiter dann am\u00a0Lanyard (Umh\u00e4ngeband).
    \nUnd auch hier gilt: Doppelt h\u00e4lt besser. Notfalll-Nrn. oder Ablauflisten im Firmen-\/Privathandy notieren!<\/li>\n
  7. \u00dcbergabe\/Abnahme vor Ort: Verzichten Sie auf Panik, vertrauen Sie auf kompetente Partner!<\/strong>
    \nIhre Agentur ist rechtzeitig vor Ort. Manchmal sieht das f\u00fcr Sie als Projektverantwortlicher Stunden vorher aber noch sehr chaotisch aus. Auch wenn alles v\u00f6llig nach Plan abl\u00e4uft. Daher gilt: Bieten Sie sich als Ansprechpartner an, aber vertrauen Sie auch auf die Professionalit\u00e4t Ihres Eventpartners bzw. Event-Dienstleisters. Da hilft es wenig, wenn Sie selbst in Panik verfallen. Lassen Sie sich da unterst\u00fctzen und unterst\u00fctzen Sie selbst dort wo es richtig und wichtig ist. Sie werden sehen \u2013 es l\u00e4uft. \ud83d\ude09<\/li>\n
  8. Dresscode Ihrer Crew vor Ort: Gepflegt, gestylt & ausgestattet!<\/strong>
    \nUnabh\u00e4ngig davon, ob Sie selbst im Corporate-Design-Look mit Firmen-T-Shirts oder im Business-Dress zum Firmenevent erscheinen werden \u2013 gut gepflegt und gestylt sollte jedes Mitglied Ihrer Crew selbstverst\u00e4ndlich sein. Daher empfiehlt es sich f\u00fcr alle F\u00e4lle und f\u00fcr den\u00a0kleinen Pflegeaufwand vor Ort vorzusorgen:
    \n\u2013 Deo, Mundsp\u00fclung, Frischet\u00fccher und andere Hygieneartikel bereit halten
    \n\u2013 Strumpfhosen evtl. mehrfach mitbringen (geht es Kolleginnen auch so? Einfach mehrere Gr\u00f6\u00dfen (und Farben) beschaffen \u2013 Sie werden sehen, die anderen sind begeistert, sollte es zu einem Notfall kommen\u2026 \ud83d\ude09
    \n\u2013 T-Shirts\/Polos oder T\u00fccher im Corporate Design auf Vorrat hinlegen (sie k\u00f6nnten durchgeschwitzt werden \u2013 noch bevor das Event\u00a0so richtig losgeht\u2026)
    \n\u2013 Fresh is beautiful: Wer im Service t\u00e4tig ist, oder als Sprecher agiert, sollte Minzbonbons oder \u00e4hnliche Mundhygiene-Unterst\u00fctzer haben, damit der frische Atem erhalten bleibt.
    \n\u2013\u00a0Vorab ist ein vollst\u00e4ndiges Briefing f\u00fcr Hostessen oder helfende Personen besonders empfehlenswert: Das regelt von der Tonalit\u00e4t der Ansprache vor Ort (Du\/Sie), \u00fcber wichtige Informationen zu aufkommenden Fragen alles bis hin zu Make-Up-W\u00fcnsche, \u00a0Dresscode und Kleidung. (Gr\u00f6\u00dfenzuordnung und Anprobe erfolgt vor dem Event).<\/li>\n
  9. Aufmerksam & kompetent: Ausstrahlung, die wirkt!<\/strong>
    \nFrisch gepflegt und gestylt\u00a0k\u00f6nnen Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre G\u00e4ste entspannt und locker begr\u00fc\u00dfen. Kompetent und aufmerksam achten Sie auf die W\u00fcnsche der G\u00e4ste, bleiben h\u00f6flich und reagieren\u00a0angemessen auch im Falle von Kritik oder \u00fcberzogener bzw. unangebrachter W\u00fcnsche. Diese Kombi macht Sie selbstsicher und -bewusst. Das wirkt auch auf Ihre G\u00e4ste professionell und letztlich ausdrucksstark und sehr sympathisch.<\/li>\n
  10. Give-Aways & Nachbereitung: Damit das gelungene Event in gl\u00e4nzender Erinnerung bleibt!<\/strong>
    \nSie haben an alles gedacht, das Event verl\u00e4uft wie geplant und alle G\u00e4ste sind zufrieden. Bis hierhin ist alles wundervoll gelaufen. Damit Ihre G\u00e4ste die H\u00f6hepunkte auch noch l\u00e4nger in angenehmer Erinnerung behalten, k\u00f6nnen\u00a0Sie f\u00fcr ein passendes Gastgeschenk sorgen, das Ihre Crew am Schluss den G\u00e4sten mit auf den Heimweg gibt. F\u00fcr Ihre Nachbereitung: Fragen Sie, ob es gefallen hat, bitten Sie um ehrliche\u00a0Kritik und nehmen Sie diese ernst. Es unterstreicht, wie professionell\u00a0Sie als Gastgeber agieren und gibt Ihnen erstklassige Hinweise zur Optimierung f\u00fcr kommende Events.<\/li>\n<\/ol>\n

    Wir w\u00fcnschen Ihnen gutes Gelingen und stehen gerne f\u00fcr Fragen rund um Ihre Firmen-Veranstaltung, zu professionell geplanten Events und kreativer Ideenentwicklung bereit. Oder noch besser: \u00a0Kommen Sie einfach bei uns vorbei und machen sich ein Bild von unserem Team<\/a>. Einen\u00a0Kaffee oder Tee gibt es selbstverst\u00e4ndlich auch f\u00fcr Sie.<\/p>\n

    Sie haben Anregungen oder Kommentare? Diskutieren Sie mit uns. Hier im Blog oder auf Facebook<\/a>.<\/p>\n

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