Sie freuen sich, haben Sie doch ein grandioses Event geplant und tolle Acts auf die Beine gestellt. Wunderbar! Aber haben Sie auch an die Sichtbarkeit Ihres Events gedacht? Wie sorgen Sie vor, während und danach für die größtmögliche Reichweite und bestmögliche Außenwirkung? Lesen Sie hier unsere fünf Tipps für mehr Erfolg bei Ihrer Event-Kommunikation.
Event-Kommunikation: So wird Ihr Event erfolgreich
Sichtbarkeit ist das Zauberwort des Internetzeitalters. Ohne Sichtbarkeit auch keine angemessene Aufmerksamkeit – das gilt insbesondere für Ihre Eventplanung.
Diese fünf Tipps sollten Sie beherzigen, damit Ihr Event seine Wirkung auch in der externen Kommunikation mit Kunden, Kooperationspartnern, Sponsoren, Mitarbeitern und allen Stakeholdern richtig entfalten kann.
1.) Wertschätzung: Laden Sie richtig und angemessen ein – über alle Kommunikationskanäle!
Ihr Event ist Ihnen wichtig? Dann kommunizieren Sie es auch entsprechend. Denken Sie dabei immer daran, wen Sie wie und über welchen Kanal am besten erreichen. Bedenken Sie: Wer den falschen Kanal wählt, verprellt seine Gäste im schlechtesten Fall oder erreicht sie erst gar nicht.
Prüfen Sie genau, wen Sie über welchen Kanal am besten erreichen!
Suchen Sie sich für die Kommunikation zunächst einen Ausgangspunkt, von dem aus die Verteilung stattfindet und weiten dann über Ihre Social Media Kanäle aus: Ein erster Beitrag erscheint auf der Website bzw. dem Unternehmensblog. Den Link zu diesem Beitrag verteilen Sie auch über Ihre Facebook-Seite. Darüber hinaus legen Sie evtl. ergänzend eine eigene Veranstaltung auf Facebook an und laden dort Ihre persönlichen Kontakte ein. Zusätzlich können Sie (je nach Zielgruppe) das Event auch mit Anzeigen bewerben. (Das Ticketing über Eventbrite, XING-Events (vormals Amiando) & Co. können Sie dabei optimal in Ihre externe Event-Kommunikation einbauen).
Persönliches zählt – auch bei Event-Einladungen
Neben Ihren Social Media Kanälen sollten Sie den Newsletter bzw. die persönliche E-Mail-Einladung nicht vernachlässigen. Je nach Stellenwert des einzuladenden Kontaktes ist auch eine Kombination aus mehreren Kanälen möglich – ggfs. als Veranstaltungs-Reminder zeitlich gestaffelt. Gerade im Online-Zeitalter sind mit der Post verschickte, individuell & kreativ gestaltete Einladungskarten oder Flyer nicht nur ein optischer Anziehungspunkt, sondern auch eine Gelegenheit, seine besondere Wertschätzung gegenüber dem Eingeladenen auszudrücken. Außerdem lässt sich hier telefonisch gut nachfassen. Das verstärkt die persönliche Note nochmals.
2.) Aufmerksamkeit: Lassen Sie Menschen teilhaben!
In Zeiten von Social Media sind Events heutzutage selten nur für die Gäste vor Ort bestimmt. Auch solche, die große Exclusivität genießen. Vielfach bekunden geladene Gäste gerne wie sie dort verwöhnt werden und posten freiwillig auf ihren persönlichen Kanälen Fotos vom Buffet, den Live-Acts oder machen Selfies und fördern so die Reichweite.
Sorgen Sie mit vorab generierten Veranstaltungs-Hashtags (die einzigartig sein sollten!) dafür, dass den Gästen das Teilen und Verbreiten erleichtert wird. Bedenken Sie dabei allerdings, dass die Nutzungsrechte und Einwilligungserklärungen zur fotografischen Verwendung mit allen Beteiligten entsprechend geklärt sind (zum Beispiel u.a. durch Information der Gäste, dass sie sich mit dem Besuch der Veranstaltung mit der Veröffentlichung von Fotos einverstanden erklären). Lassen Sie sich hierzu im Zweifel grundsätzlich zur Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen auf Ihren Events rechtlich beraten.
3.) Viralität: Bauen Sie auf Weiterempfehlung bei der Event-Kommunikation!
Dank Hashtags lassen sich Veranstaltungen sowohl vor, während als auch nach dem Event ideal zusammenfassen und kommunikativ begleiten. Nutzen Sie diesen Effekt und profitieren Sie davon.
Zum Beispiel, in dem Sie eine Twitter- oder Social Wall (wie walls.io) zu Ihrem Event einrichten und im Vorfeld (durch entsprechende Kommunikation vorab) bereits darauf hinweisen. Kombinieren Sie dies auch mit anderen Marketing-Elementen: Fordern Sie zum Beispiel dazu auf, unter einem bestimmten Hashtag Selfies zu machen und sorgen Sie so dafür, dass Ihr Event sich im Netz kanalübergreifend verbreitet.
4.) Nachbereitung: Nach dem Event ist vor dem Event!
Eine Social Media Wall, die die Posts der Gäste sammelt und aufzeigt, dient Ihnen auch im Nachhinein noch für Ihre externe Kommunikation. Sie können auswerten, wie das Event angekommen ist und daraus wiederum wertvolle Rückschlüsse für Erfolg und zukünftige Events ziehen. Eventuell gehörte Ihr Event zu den Trending Topics bei Twitter? Oder Sie nutzen ein Storifyfür die Zusammenfassung auf Ihrem Blog? Die Möglichkeiten sind vielfältig und auch wiederum kanalübergreifend ausdehnbar.
5.) Lerneffekt: Checkliste ‚Event-Kommunikation‘ fürs nächste Mal!
Wie waren Ihre Erfahrungen? Welche Rückmeldungen kamen von Partnern, Mitarbeitern, Kollegen oder dem Managementboard? Wo lagen die Schwachstellen und was war besonders gut? Mit der Visualisierung und dem Nachfassen aller relevanten Event-Kommunikationsmaßnahmen profitieren Sie garantiert für Ihr nächstes Event – oder die gleichlautende Veranstaltung im nächsten Jahr.
Fazit: Ihre Konferenz, das Firmenjubiläum, die private oder geschäftliche Feier ist umso besser und erfolgreicher, wenn Sie sie von Anfang an kommunikativ steuern und begleiten. Das heißt nicht, dass nun alles perfekt läuft – denn wie wir wissen, wo Menschen arbeiten passieren eben auch mal Fehler. Aber so haben Sie – auch im Nachhinein – die Möglichkeit aus diesen zu lernen und kommunikativ damit umzugehen und angemessen darauf zu reagieren.
Viel Erfolg für Ihre Event-Kommunikation wünscht
Sabrina Stremmel und das Team von BOSANOVA
